Preparación de los lotes. El cliente solicita a sus proveedores habituales un completo dossier sobre los productos suministrados:

• Precio.
• Condiciones de entrega: embalaje, paletizado, etc.
• Especificaciones técnicas: características, diseño, medidas, etc.

Posteriormente, dividirá las referencias en los lotes que quiere que sean cotizados. Preselección de participantes. El cliente selecciona de tres fuentes:

• Proveedores conocidos por el cliente.
• Proveedores tipo A (los más importantes en su cartera).
• Base de datos de clientes (muchas veces proporcionados por el propio operador de Internet).
• Nuevos proveedores.

La diferencia. con una negociación tradicional es que estos dos últimos grupos pasan de 20% al 40%. Una vez seleccionados los participantes, les enviará un dossier en el que figurará:

• Fechas del proceso de negociación.
• Condiciones del contrato.
• Aceptación del proceso de cotización. Se trata de un impreso que se devuelve al cliente firmado.

Solicitud de información - RFI. El cliente envía (normalmente a través de correo electrónico) un dossier al ofertante en el que solicita información de algunas de las siguientes áreas:

• Física: nombre, dirección, teléfono, persona de contacto.
• Económica: evolución de ventas, número de empleados, cuota de mercado, etc.
• Financiera: inmovilizado, evolución de beneficios, etc.
• Comercial: mercados de implantación, efectivos en la red de ventas, productos comercializados, principales clientes, ventajas competitivas, etc.
• Productiva: parque de maquinaria, capacidad disponible de producción, posibilidad de estocaje, plazo de entrega.
• De calidad: controles de calidad, certificaciones conseguidas, plan de contingencias, reacción ante una reclamación, etc.

Esto permite al cliente hacer un rápido benchmarking entre los ofertantes y realizar una preselección de los más interesantes. Hay que señalar que muchos clientes dejan de responder algunas preguntas que consideran confidenciales (p.ej., evolución de los beneficios).